La Resolución 000165 de 2023 de la DIAN, trajo consigo importantes cambios en el sistema de facturación, especialmente en lo que respecta a los tiquetes POS. A partir de 2024 los contribuyentes tendrán la obligación de expedir estos tiquetes de manera electrónica.

Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.

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Importante

Si ya estás habilitado como facturador electrónico, no es necesario que te registres nuevamente en la DIAN. En ese caso, puedes omitir el paso 1 y proceder directamente al paso 2, configurar los modos de operación.

✔️ Paso 1 - Registro (Si aún no eres facturador electrónico)

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.

4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.

5. Ingresa un correo electrónico para la recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego en “Aceptar” para confirmar que deseas registrarte como facturador.

Observa:

✔️ Paso 2 - Configura los modos de operación en la DIAN

1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.

4. Selecciona la opción menú y elige “Registro y habilitación” opción “Documentos electrónicos”, haz clic en el botón “Documentos equivalentes”, observarás una pantalla para “Asociar modo de operación”.

5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.

6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el botón “Asociar”.

8. En el listado de modos de operación asociados, haz clic en el botón “Detalles del set de pruebas”.

9. Haz clic en el botón “Set de pruebas”.

Observa:

Cuando realices estos pasos podrás ver en la parte inferior el proveedor tecnológico asociado y opciones para consultar el detalle del set de pruebas o eliminarlo cuando sea necesario.

Debes copiar el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del mismo para usarlo en el siguiente paso:

✔️ Paso 3 - Envío del Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba el número documentos requeridos.

• 30 documentos equivalentes.
• 10 notas de ajuste.

Por medio de la API de Alegra como proveedor tecnológico, este proceso se realiza automáticamente y dura pocos minutos.

Para realizar el envío del set de pruebas, es indispensable conocer el TestSetId generado previamente y se realiza por medio del endpoint CreateTestSet.

Nota: Para realizar el envío del set de pruebas en entorno Sandbox se debe hacer uso del TestSetId "a70562e0-631e-4ceb-aa65-36887b57dc17". Si deseas conocer más acerca del proceso de envío del set de pruebas, haz click aquí (Paso 2).

Finalmente, si el set de pruebas es aceptado por la DIAN, la compañía quedará autorizada en la API para la emisión de facturas electrónicas.

✔️ Paso 4 - Solicita una resolución electrónica

Para facturar electrónicamente debes contar con una resolución de facturación electrónica, es diferente a la que has venido utilizando para facturación por computador o talonario, se realiza en línea a través del portal Muisca de la DIAN, es muy fácil y la diferencia es que esta es una resolución tipo electrónica.

1. Ingresa a la página web de la DIAN en la opción "Usuarios Registrados".

2. Completa el formulario e inicia sesión.

3. Dirígete al menú ubicado en la parte izquierda. Elige la opción "Numeración de facturación" y nuevamente "Numeración de facturación".

4. Haz clic en "Solicitar numeración de facturación", el sistema confirmará tus datos, haz clic en "Aceptar". y luego en "Ingresar".

5. Haz clic en “Autorizar Rangos” y completa los datos de la solicitud. Elige “D.E. / P.O.S.” en el campo “Tipo de facturación” e indica un prefijo y rango de numeración para tus facturas. Posteriormente, dale clic en “Agregar”.

6. Haz clic en “borrador” para generar el formulario 1302, luego haz clic en el botón “Definitivo”.

7. En la ventana emergente solicita la clave dinámica, haz clic en el botón "Solicítela aquí", luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y luego haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".

8. En la opción "Formalice la solicitud de numeración de facturación" debes hacer clic en el botón "Firmar".

9. Haz clic en el botón "Solicítela aquí" para solicitar la clave dinámica, luego haz clic en el botón "Ver mi bandeja de comunicaciones" cópiala y pégala, ingresa tu contraseña, haz clic en "Firmar" y luego "Aceptar".
   Nota: debes asegurarte que la resolución que descargues inicie con los números 1876.

Observa:

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Si ya tienes una resolución electrónica puedes continuar facturando con ella, solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.

✔️ Paso 5 - Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico

Cuando recibas el correo en el que se te indica que el proceso del set de pruebas fue exitoso y que ya te encuentras habilitado como facturador electrónico, debes asociar tus prefijos de facturación. Este proceso debes hacerlo aunque ya tengas asociado los prefijos en tu resolución.

Nota: Este paso deberás realizarlo por lo menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir tu numeración a la sección "facturando electrónicamente" y puedas asociar los prefijos.

1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

   • Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
   • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.

4. Haz clic en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.

5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona Soluciones Alegra S.A.S.

6. En “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.

7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.

Observa:

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Si tienes problemas para asociar tu resolución de facturación puedes solucionarlo haciendo clic en el botón “Sincronizar contribuyente a producción” en la opción “Habilitación” ubicado en "Registro y habilitación", "Documentos electrónicos", "Documentos equivalentes". Esta acción corregirá los siguientes errores:

1. Si ya estás habilitado y no puedes entrar a la opción “Facturando electrónicamente”.
2. Si al momento de asociar rangos de numeración no te aparece la numeración electrónica que creaste en el paso anterior.
3. Si al momento de asociar prefijos no te aparece el proveedor tecnológico asociado previamente.

Observa: